Manajemen Waktu ala Freelancer: Tips untuk Mengoptimalkan Produktivitas
Kenapa management waktu perlu untuk freelanca? Karena seorang freelance sangat berpotensi merasa kuat menyelesaikan semua pekerjaan, dan cenderung menerima banyak pekerjaan dalam waktu bersamaan. Dampak dari kurangnya management waktu ini justru menurunkan nilai kita di mata klien, karena hasil pekerjaan kurang memuaskan.
Efisiensi waktu dalam mencapai kesuksesan sebagai freelancer menjadi penting, karena freelancer dituntut professional dengan kontrak kerja yang sudah disepakati. Efisiensi waktu juga menjadi pilihan cerdas freelancer, karena dengan efisiensi waktu maka freelancer paham mana yang menjadi prioritas dalam pengerjaan kontrak pekerjaan. Selain itu ketika menerima pekerjaan, usahakan pekerjaan utama adalah pekerjaan yang paling mudah buatmu, karena pekerjaan utama ini bisanya kontraknya panjang dan beberapa kali evaluasi, jadi usahakan sudah harus pekerjaan yang dikuasai.
Memahamami Tugas dan Prioritas
Menjadi freelancer harus paham mana yang menjadi tugas dan prioritas pekerjaan, karena serang freelancer professional selalu berkerja berdasarkan kontrak yang disepakati. Dalam memahami tugas dan prioritas freelancer dapat melakukan beberapa langkah berikut:
A. Identifikasi proyek dan tugas yang perlu diselesaikan
Identifitas pekerjaan dan tugas yang perlu diselesaikan, hal pertama adalah klasifikasikan pekerjaan dengan beberapa kriteria yaitu yang paling mudah dan tempo waktu dekat, agak sulit tempo waktu dekat, sulit tempo waktu dekat, selanjutnya buat list pekerjaan dengan tempo waktu yang masih lama dan mulai cicil kerjakan. Terkesan mudah tapi kalau tidak ada pengaturan prioritas, maka akan ada beberapa pekerjaan yang hasilnya kurang bagus.
B. Penetapan prioritas berdasarkan urgensi dan dampak pada tujuan jangka panjang
Pekerjaan yang memiliki urgensi wajib didahulukan karena biasanya yang urgensi ini adalah pekerjaan utama, dengan kata lain kontrak kerja lebih lama dan status pembayaran bedasarkan jam kerja, maka tidak alasan untuk tidak mengerjakan pekerjaan ini terlebih dahulu.
C. Menggunakan metode seperti matriks Eisenhower untuk mengatur prioritas
Gunakan matrik dalam menyusun priotitas dengan sumbu X adalah jenis pekerjaan, sumbu Y adalah tengang waktu deadline, maka hanya dengan melihat metric ini, kita akan paham mana yang urgensinya tinggi dan rendah.
Pembuatan Rencana Kerja Fleksibel
A. Membuat jadwal harian atau mingguan yang terstruktur
Walaupun katanya freelancer punya waktu kerja yang bebas, tetap wajib ada yang namanya jadwal harian bahkan mingguan yang terstruktur, karena dengan adanya jadwal ini membuat freelancer paham apa yang menjadi prioritas harian dalam mengerjakan pekerjaan.
B. Mengalokasikan waktu untuk pekerjaan, istirahat, dan kegiatan lainnya
Alokasi waktu untuk pekerjaan, istirahat dan kegiatan lainnya, baiknya dilakukan secara terstruktur karena dengan adanya alokasi waktu yang tepat, maka kita akan tetap adil terhadap diri sendiri, karena seorang freelacer, tubuh dan otak adalah asset utama, jadi harus ada waktu untuk me time agar tidak terjadi burn out kerja yang berlebihan.
C. Fleksibilitas dalam menyesuaikan jadwal sesuai dengan perubahan dan kebutuhan proyek
Walaupun pekerjaan sudah diatur sedemikian rupa tetap harus fleksibel terhadap jadwal, karena perubahan jadwal ini bisa terjadi baik dari pihak perusahaan atau dari freelancer itu sendiri. Dari perusahaan biasanya adanya pergantian jadwal deadline adalah hal yang lumrah, sedangkan dari freelancer biasanya seputar urusan pribadi yang mendesak.
Pemanfaatan Alat dan Aplikasi Manajemen Waktu
Dalam melakukan penjadwalan pekerjaan agar selesai tepat waktu, sangat disarankan untuk menggunakan beberapa alat dan aplikasi yang membantu dalam management waktu, beberapa rekomendasi yang bisa dipilih adalah:
A. Penggunaan aplikasi penjadwalan dan pengingat seperti Google Calendar atau Trello
Aplikasi penjadwalan sangat penting bagi seorang freelancer, banyaknya pekerjaan dengan tempo waktu yang berbeda dapat membantu freelancer dalam mengirimkan deadline pekerjaan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Aplikasi yang bisa digunakan beberapa adalah Google Calender atau Trello.
B. Memanfaatkan aplikasi produktivitas untuk mengorganisir tugas dan proyek
Aplikasi produktifitas juga sangat penting dalam mengorganisir pekerjaan sesuai dengan waktu yang ditentukan, dengan adanya aplikasi ini, maka freelancer akan semakin produltif dalam mengerjakan pekerjaannya dan dengan hasil serta deadline yang sesuai.
C. Mencari alat yang sesuai dengan preferensi dan gaya kerja masing-masing freelancer
Dalam mengerjakan pekerjaan , freelancer sangat disarankan untuk mencari referensi alat yang bisa membantu dalam management waktu serta produktifitasnya. Harapannya dengan adanya aplikasi yang sesuai dengan diri, maka semua pekerjaan akan bisa selesai dengan baik dan waktu yang sesuai.
Pemantauan dan Evaluasi Progres
Setelah pekerjaan selesai, harus ada evaluasi progress dari setiap pekerjaan untuk meminimalisir hasil yang tidak sesuai. Hal yang bisa dilakukan dalam pemantauan dan evaluasi progress adalah sebagai berikut :
A. Membuat catatan tentang progres yang dicapai dalam setiap proyek
Membuat catatan tentang progress yang dicapai dalam setiap pekerjaan akan sangat memudahkan dalam memantau pekerjaan mana yan selesai, hampir selesai, belum selesai atau bahkan belum disentuh. Dengan adanya catatan ini, maka freelancer dapat menentukan prioritas pekerjaan yang sesuai dengan catatan tersebut.
B. Melakukan evaluasi reguler terhadap penggunaan waktu dan produktivitas
Evaluasi regular terhadap penggunaan waktu dan produktifitas juga harus dilakukan, tujuannya agar paham kapan waktu yang paling produktif, waktu senggang, waktu santai. Dengan adanya data waktu ini, maka freelancer dapat mengukur kemampuan dirinya kapan produktif dalam mengerjakan pekerjaanya.
C. Mengidentifikasi area di mana perbaikan dapat dilakukan dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan efisiensi
Identifikasi dimana kesalahan yang sering dilakukan dan kapan pekerjaan sempurna, dengan adanya identifikasi ini maka untuk pekerjaan selanjutnya sudah mempunyai catatan sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tepat serta minim eror.
Menjadi seorang freelancer, management waktu adalah hal pertama yang harus dipahami dan diaplikasikan, karena dengan mengambil kontrak pekerjaan dengan batas waktu tertentu,maka berarti siap dan tanggung jawab dengan segala konsekuensi. Maka dalam menimimalisir konsekuensi yang muncul, maka management waktu adalah kunci.
Siap menjadi freelacncer dengan waktu yang fleksibel? Maka berarti siap dalam mengatur waktu agar lebih produktif.
