Virtual assistant itu apa? Jadi VA atau singkatan dari virtual assistant itu adalah seorang professional yang bekerja jarak jauh untuk membantu administrative, teknik, atau kreatif bisnis atau individu. Biasanya VA bekerja jarak jauh makanya ada kata virtual, dan bekerja secara kontrak atau freelance. Seorang VA sudah pasti familiar sama hal yang berbau digital. Karena semua pekerjaan memang disampaikan jarak jauh.
Apa aja jobdesk seorang Virtual Asistant?
- Administrasi
Dalam bidang administrasi, ada beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh seorang Virtual assistant, yaitu:
- Mengelola email termasuk membaca, merespon atau mengorganisir email klien.
- Menjadwalkan pertemuan termasuk mengatur jadwal, rapat atau janji antara klien dengan perusahaan.
- Membuat laporan dan dokumen yaitu mengedit atau menyiapkan laporan, presentasi dan dokumen yang dibutuhkan oleh klien.
- Mengelola kalender, terkesan sederhana tapi ini sangat penting karena cara ini VA akan bisa mengatur jadwal harian atau mingguan klien.
- Menangani panggilan telepon yaitu menerima atau melakukan panggilan untuk klien.
- Penanganan media social
Walaupun social media biasanya punya bidang pekerjaan sendiri atau profesi sendiri, tetapi ada beberapa pekerjaan yang termasuk virtual assistant yaitu :
- Mengelola akun media social, disini tugasnya adalah posting konten, merespon komentar dan menjawab pesan yang masuk ke media social tersebut.
- Menjadwalkan konten, biasanya perusahaan punya beberapa akun media social, maka mereka butuh asisten untuk membantu menjadwalkan konten tersebut.
- Analisis performa yaotu mengumpulkan data dan membuat laporan tentang kinerja media social.
- Pengelolaan website dan e-commerce
Beberapa perkejaan yang dilakukan VA pada pengelolaan website dan ecommerce adalah:
- Mengelola website yaitu menulis konten artikel pada website atau blog klien.
- Penanganan e-commerce yaitu mengelola pesanan, inventaris dan layanan pelanggan untuk toko online.
- SEO dasar, ini tidak selalu menjadi tugas VA, tetapi ada beberapa perusahaan yang memasukkan SEO dasar sebagai skill VA. Tugasnya melakukan optimasi sederhana pada website atau blog.
- Pelayanan pelanggan
Jenis pekerjaan dalam pelayanan pelanggan adalah:
- Menangani pertanyaan pelanggan baik melalui email, chat atau media social.
- Mengelola keluhan pelanggan yaitu menerima, merespon dan menyelesaikan masalah pelanggan.
- Memberikan support produk atau layanan yaitu menyediakan panduan, tutorial, atau informasi terkait produk yang digunakan pelanggan.
- Pengolahan data dan riset
Jenis pekerjaan yang dilakukan adalah:
- Input data termasuk mengelola dan memasukkan data ke system yang disediakan, kadang hanya merapikan data ke MS Excel juga bisa menjadi tugas VA.
- Riset pasar yaitu mengumpulkan informasi dan melakukan riset untuk kebutuhan bisnis, seperti tren pasar, pesaing atau calon pelanggan.
- Akuntansi sederhana
Akuntansi sederhana dalam tugas Va yaitu:
- Mengelola faktur yaitu membuat, mengirim, dan melacak faktur pembayaran.
- Pembukuan sederhana yaitu mengelola catatan keuangan dasar, seperti pengeluaran dan pendapatan.
Managemen proyek
- beberapa pekerjaan dalam managemen proyek :
- Mengkoordinasikan proyek yaitu melacak dan progress proyek klien.
- Menyusun list to do yaitu membantu klien merencanakan dan menyusun daftar tugas harian atau mingguan.
- Konten kreatif
Beberapa perkerjaan dalam konten kreatif, yang ini paling disukai oleh emak-emak atau mahasiswa :
- Penulisan konten yaitu menulis artikel, posting blog, atau materi pemasaran.
- Desain grafis sederhana yaitu membuat desain grafis dasar untuk media sosial atau website.
- Editing video atau gambar yaitu membuat atau mengedit video dan gambar untuk konten promosi.
- Pemasaran digital
Dalam pemasaran digital ada beberapa pekerjaan yang termasuk jobdesk VA yaitu :
- Email marketing yaitu mengatur kampanye email marketing dan mengelola daftar pelanggan.
- Iklan online yaitu membantu mengatur dan melacak kampanye iklan di Google Ads, Facebook Ads, dan platform lainnya.
Keuntungan Menggunakan Virtual Asisten
Kenapa perusahaan harus menggunakan virtual assistant? Ada beberapa keuntungan bagi perusahaan dalam mengunakan virtual assistant, yaitu :
- Efisiensi waktu, dengan menggunakan virtual assistant maka klien bisa focus pada tugas inti mereka virtual asisten menangani tugas rutin.
- Fleksiblitas, seorang VA bisa bekerja jarak jauh dengan jam kerja yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien.
- Penghematan biaya, karena dengan menggunakan virtual asisten klien tidak perlu menyediakan fasilitas kantor atau peralatan, serta tidak harus membayar gaji penuh seperti karyawan tetap.
Setelah kenal dan paham apa aja jobdesk seorang VA, apa kamu siap untuk menjadi seorang virtual asisten? Kalau iya bidang yang merupakan kamu banget, karena walaupun terlihat sederhana, seorang virtual asisten tetap butuh professional kan?
